31999D0284

DECISIONE DELLA BANCA CENTRALE EUROPEA

del 3 novembre 1998

relativa all'accesso del pubblico ai documenti e agli archivi della Banca centrale europea

(BCE/1998/12)

(1999/284/CE)

IL CONSIGLIO DIRETTIVO DELLA BANCA CENTRALE EUROPEA,

visto lo statuto del Sistema europeo di banche centrali e della Banca centrale europea (in seguito denominato "statuto") ed in particolare l'articolo 12.3,

visto il regolamento interno della Banca centrale europea (BCE) ed in particolare gli articoli 23.2 e 23.3,

considerando che la dichiarazione sul diritto di accesso all'informazione allegata all'atto finale del trattato sull'Unione europea sottolinea che la trasparenza del processo decisionale rafforza il carattere democratico delle istituzioni nonché la fiducia del pubblico nei confronti dell'amministrazione;

considerando che i Consigli europei di Birmingham e di Edimburgo hanno approvato alcuni principi intesi a promuovere una Comunità più vicina ai suoi cittadini;

considerando che il Consiglio europeo di Copenaghen ha riaffermato il principio del più ampio accesso possibile dei cittadini all'informazione;

considerando che i cittadini hanno un legittimo interesse nell'organizzazione e nel funzionamento delle istituzioni e degli organi finanziati con fondi pubblici;

considerando che la decisione n. 9/97 del Consiglio dell'Istituto monetario europeo (IME)(1) dispone che il pubblico abbia accesso ai documenti amministrativi dell'IME; che l'IME è stato posto in liquidazione il 1o giugno 1998; considerando inoltre l'esigenza di indicare i principi che disciplineranno l'accesso ai documenti e agli archivi della BCE;

considerando che il mediatore europeo ha adottato una decisione nel quadro di un'indagine di propria iniziativa sull'accesso del pubblico ai documenti(2); che le raccomandazioni contenute nella suddetta decisione si applicavano all'IME esclusivamente per quanto riguardava i documenti amministrativi; che le medesime limitazioni del campo di applicazione della decisione si applicano alla BCE;

considerando che, ai sensi dell'articolo 10.4 dello statuto, le riunioni del Consiglio direttivo della BCE hanno carattere di riservatezza, ma che il Consiglio direttivo della BCE può decidere di rendere pubblico il risultato delle proprie deliberazioni;

considerando che, ai sensi dell'articolo 23.1 del regolamento interno della BCE, i lavori degli organismi decisionali della BCE e di ogni comitato o gruppo da essi istituito sono riservati, a meno che il Consiglio direttivo della BCE non autorizzi il presidente della BCE a rendere pubblico il risultato delle loro delibere;

considerando che, ai sensi dell'articolo 23.2 del regolamento interno della BCE, tutti i documenti redatti dalla BCE sono riservati, a meno che il Consiglio direttivo della BCE non decida altrimenti;

considerando che la presente decisione costituisce un elemento ulteriore della politica della BCE in materia di informazione e di comunicazione; che regole chiare possono favorire una buona amministrazione aiutando i responsabili a trattare con cura e rapidità le richieste di documenti presentate dal pubblico;

considerando che la BCE, prima di concedere l'accesso ad un documento contenente informazioni ottenute presso la banca centrale di uno Stato membro, consulterà quest'ultima;

considerando che, ai sensi dell'articolo 11.6 dello statuto, il Comitato esecutivo della BCE, è responsabile della gestione degli affari correnti della BCE,

HA ADOTTATO LA PRESENTE DECISIONE:

Articolo 1

Accesso ai documenti amministrativi

1. Il pubblico ha accesso ai documenti e agli archivi della BCE, per quanto riguarda i documenti amministrativi, conformemente alle disposizioni della presente decisione.

2. Ai fini della presente decisione, per "documento amministrativo" si intende qualsiasi testo, indipendentemente dal suo supporto, contenente dati esistenti e riguardante l'organizzazione o il funzionamento della BCE. L'espressione comprende inoltre qualsiasi testo riguardante l'organizzazione e il funzionamento dell'IME.

Articolo 2

Richiesta di accesso

La richiesta di accesso ad un documento amministrativo va rivolta per iscritto alla BCE(3). La BCE si impegna a cercare di soddisfare la richiesta. Se la richiesta non è formulata in modo sufficientemente preciso o se non contiene gli elementi che permettono di identificare il documento richiesto, la BCE invita il richiedente a integrare la richiesta fornendo maggiori informazioni.

Articolo 3

Forma di accesso; costi; riproduzione commerciale

1. L'accesso ai documenti amministrativi è esercitato mediante consultazione del documento richiesto nei locali della BCE o mediante il rilascio di una copia del documento a spese del richiedente. Per le copie di documenti stampati superiori alle 100 pagine in totale, si applicherà un diritto pari a 10 ECU (10 EUR a partire dal 1o gennaio 1999), più 0,05 ECU (0,05 EUR a partire dal 1o gennaio 1999) per foglio.

2. La BCE si impegna a trovare una soluzione equa per dare seguito alle richieste reiterate di un richiedente in merito ad uno stesso documento amministrativo ed alle richieste relative ad un elevato numero di documenti amministrativi o a documenti amministrativi voluminosi.

3. La persona autorizzata ad accedere ad un documento amministrativo ai sensi del presente articolo non può riprodurre o divulgare il suddetto documento a fini commerciali tramite vendita diretta senza un'autorizzazione preventiva della BCE, che può rifiutarla senza essere tenuta a spiegarne il motivo.

Articolo 4

Eccezioni

L'accesso ad un documento amministrativo non è concesso quando la sua divulgazione potrebbe nuocere alla tutela:

- dell'interesse pubblico, in particolare della sicurezza pubblica, delle relazioni internazionali, della stabilità monetaria e dei tassi di cambio, delle ispezioni, delle indagini e dei procedimenti giudiziari;

- dell'individuo e della riservatezza;

- dei diritti d'autore e del segreto commerciale, bancario e industriale;

- degli interessi finanziari della BCE;

- della riservatezza richiesta da qualsiasi persona fisica o giuridica che abbia fornito una delle informazioni contenute nel documento ovvero prevista dalla legislazione applicabile a tale persona.

Articolo 5

Decisione sulla richiesta; richiesta di conferma; controllo giudiziario

1. La BCE si impegna a cercare di evadere la richiesta entro un periodo di tempo ragionevole. Il direttore delle relazioni esterne della BCE informa per iscritto il richiedente, al più tardi entro un mese, dell'accoglimento della sua richiesta o dell'intenzione di darvi risposta negativa. In quest'ultimo caso, il richiedente è altresì informato dei motivi di tale intenzione e del fatto che egli ha a disposizione un mese per formulare una richiesta di conferma ai fini della revisione di tale posizione, in mancanza della quale si presume che egli abbia rinunciato alla richiesta iniziale.

2. L'assenza di risposta ad una richiesta entro il mese successivo alla presentazione di quest'ultima equivale ad un rifiuto, salvo che il richiedente presenti la richiesta di conferma di cui sopra entro il mese successivo.

3. La decisione relativa ad una richiesta di conferma è adottata dal Comitato esecutivo della BCE entro un mese dalla sua ricezione.

4. La decisione di respingere una richiesta di conferma va motivata. Essa è comunicata quanto prima per iscritto al richiedente, che è nel contempo informato del contenuto degli articoli 138 E e 173 del trattato che istituisce la Comunità europea concernenti, rispettivamente, le condizioni alle quali le persone fisiche possono rivolgersi al mediatore ed il controllo di legittimità sugli atti della BCE esercitato dalla Corte di giustizia.

5. L'assenza di risposta entro il mese successivo alla presentazione della richiesta di conferma equivale ad un rifiuto.

Articolo 6

Sostituzione della decisione n. 9/97 dell'IME

La decisione n. 9/97 del Consiglio dell'IME è sostituita dalla presente decisione con decorrenza immediata.

Fatto a Francoforte sul Meno, 3 novembre 1998.

Il Presidente della BCE

Willem F. DUISENBERG

(1) GU L 90 del 25.3.1998, pag. 43.

(2) 616/PUBAC/F/IJH del 20 dicembre 1996.

(3) Indirizzata alla Banca centrale europea, Direzione relazioni esterne, Kaiserstraße 29, D-60311 Francoforte sul Meno.