Nejčastější dotazy týkající se postupů pro akreditaci výrobců hodnot eura a ochraňovaných hodnot eura

Poslední aktualizace 7. července 2023

Úvod

Tyto nejčastější dotazy vysvětlují postupy akreditace výrobců ochraňovaných hodnot eura a hodnot eura. Otázky a odpovědi se týkají praktických aspektů rozhodnutí Evropské centrální banky ECB/2020/24 ve znění rozhodnutí Evropské centrální banky ECB/2022/35. V případě jakéhokoli rozporu mezi těmito nejčastějšími dotazy a rozhodnutím ECB je rozhodný právní akt. Veškeré další odkazy na rozhodnutí ECB/2020/24 v tomto dokumentu zahrnují veškeré změny tohoto rozhodnutí.

Tyto nejčastější dotazy jsou pro všechny akreditované výrobce také zveřejněny na extranetu ECB pro bankovky. Jsou pravidelně aktualizovány.

Otázka 1: Jaké právní nástroje pro akreditaci existují?

Rozhodnutí ECB/2020/24 vymezuje obecné akreditační požadavky, požadavky na etické podnikání, akreditační řízení a průběžné povinnosti, které výrobci musí plnit, jakmile budou akreditováni. Existují další neveřejná rozhodnutí, která vymezují hmotněprávní požadavky. Hmotněprávní požadavky zahrnují podrobné technické požadavky týkající se zabezpečení, kvality, životního prostředí, ale i ochrany zdraví a bezpečnosti. Tyto požadavky jsou sdíleny s výrobci, kteří požádali o akreditaci, poté, co podepsali závazné prohlášení o zachování důvěrnosti obsahu, a případně po úspěšném provedení úvodní bezpečnostní inspekce.

Otázka 2: Kteří výrobci potřebují akreditaci ECB?

Akreditace ECB musí být udělena výrobcům, kteří chtějí vykonávat činnost související s hodnotami eura nebo činnost související s ochraňovanými hodnotami eura. Akreditace se uděluje konkrétnímu výrobnímu místu, kde výrobce smí vykonávat činnost související s hodnotami eura nebo činnost související s ochraňovanými hodnotami eura uvedenou v jeho akreditaci.

Činnosti související s hodnotami eura a činnosti související s ochraňovanými hodnotami eura jsou vymezeny v čl. 1 odst. 3–7 rozhodnutí ECB/2020/24. Na ochraňované hodnoty eura se vztahují hmotněprávní bezpečnostní požadavky.

Otázka 3: Je akreditace předpokladem pro účast při zadávání zakázek na činnosti související s hodnotami eura nebo na činnosti související s ochraňovanými hodnotami eura?

Akreditace je předpokladem pro výkon činnosti související s hodnotami eura nebo činnosti související s ochraňovanými hodnotami eura. Je-li předmětem nabídkového řízení činnost související s hodnotami eura nebo činnost související s ochraňovanými hodnotami eura, mohou se zadávacích řízení účastnit a smlouvy uzavírat pouze výrobci, kterým byla udělena akreditace.

Akreditace však neznamená zadání zakázky.

Otázka 4: Jaké hmotněprávní požadavky se na mě jako akreditovaného výrobce vztahují?

Pokud vyrábíte hodnoty eura nebo ochraňované hodnoty eura, musíte splňovat všechny příslušné hmotněprávní požadavky, abyste mohli vykonávat činnost související s ochraňovanými hodnotami eura a/nebo činnost související s hodnotami eura. Tyto požadavky zahrnují hlediska zabezpečení, kvality, ochrany životního prostředí a zdraví a bezpečnosti. Poté, co ECB obdrží vaši písemnou žádost o akreditaci spolu s požadovanou dokumentací, bude vás moci informovat o všech příslušných hmotněprávních požadavcích, které se vás týkají. I když všichni výrobci hodnot eura musí dodržovat určité požadavky na kvalitu, ochranu životního prostředí a zdraví a bezpečnost, ale i etické a obecné bezpečnostní požadavky, výrobci ochraňovaných hodnot eura uvedení na seznamu vedeném ECB jsou povinni splňovat zvláštní bezpečnostní požadavky.

Otázka 5: Jak mám požádat o akreditaci, pokud nemám žádný druh akreditace?

Žádosti o zahájení řízení o udělení akreditace (žádost o zahájení řízení) musí být ECB podávány písemně podle článku 5 rozhodnutí ECB/2020/24. Žádost musí obsahovat všechny položky uvedené v čl. 5 odst. 2. Tímto procesem vás může pomoci provést Ředitelství ECB pro bankovky. Chcete-li tuto možnost využít, obraťte se prosím na adresu QEHS.accreditation@ecb.europa.eu.

Otázka 6: Jak probíhá vlastní akreditační postup?

ECB nejdříve posoudí žádost o zahájení řízení o udělení akreditace ve vztahu ke všem formálním aspektům uvedeným v článku 5 rozhodnutí ECB/2020/24. Jakmile budou splněny všechny formální aspekty, ECB poskytne žádajícímu výrobci dokumentaci k příslušným hmotněprávním požadavkům (týkajícím se zabezpečení, kvality, ochrany životního prostředí a zdraví a bezpečnosti) jako součást akreditačních požadavků, ale i dokumentaci, v níž žádající výrobce ECB sdělí, jak by jeho opatření splňovala hmotněprávní požadavky.

ECB bude provádět inspekce na místě a/nebo na dálku s cílem posoudit, zda výrobce příslušné hmotněprávní požadavky splňuje. Dodržování požadavků v oblasti ochrany zdraví, bezpečnosti a životního prostředí bude posuzováno na dálku na základě dokumentace poskytnuté výrobcem. Tak bude ECB moci posoudit, zda postupy a infrastruktura ve výrobním místě splňují příslušné požadavky. Inspekce na místě jsou prováděny s cílem posoudit dodržování požadavků na bezpečnost a kvalitu ve výrobním místě.

Bude-li celkové posouzení kladné, bude výrobci udělena akreditace.

Otázka 7: Existuje centralizované kontaktní místo pro záležitosti akreditace?

Ano, veškeré dotazy nebo dokumenty týkající se akreditace lze zasílat na adresu QEHS.accreditation@ecb.europa.eu. Tuto adresu lze rovněž použít pro kontaktování odborníků ECB odpovědných za konkrétní otázky.

Otázka 8: Jak ECB posuzuje dodržování příslušných požadavků?

Dodržování požadavků posuzuje prostřednictvím provádění inspekcí na místě a/nebo na dálku.

Inspekce na dálku se týkají především dokumentů předložených výrobcem v souladu s rozhodnutím ECB/2020/24 nebo hmotněprávních požadavků pro posouzení dodržování požadavků výrobcem.

Příkladem takových dokumentů jsou příslušné certifikáty ISO, prohlášení nezávislého auditora o dodržování etických požadavků, dotazníky vyplňované před inspekcí, individuální plány kvality, výroční zprávy v angličtině o činnosti systémů řízení ochrany životního prostředí a zdraví a bezpečnosti a ekologický dotazník ECB.

Inspekce na místě jsou prováděny s cílem posoudit dodržování požadavků na bezpečnost a kvalitu ve výrobním místě. Vzhledem k tomu, že tyto disciplíny řídí různé týmy v rámci Eurosystému, provádějí se dva samostatné druhy inspekcí, jedna týkající se bezpečnosti a jedna týkající se kvality. Pokud inspekce na místě nejsou možné, například v době, kdy je cestování omezeno v důsledku virové pandemie, provede ECB místo toho inspekce na dálku. Inspekce na dálku se provádějí prostřednictvím videokonference a výměny dokumentů přes zabezpečenou platformu.

Otázka 9: Jak jsou inspekce na místě plánovány a organizovány a jak často budu předmětem takové inspekce?

U každého akreditovaného výrobce jsou prováděny inspekce podle seznamu priorit vymezeného Eurosystémem. Výrobci, kteří vykonávají činnost související s ochraňovanými hodnotami eura, obvykle absolvují bezpečnostní inspekci jednou ročně a výrobci vyrábějící některou hodnotu eura budou podrobeni inspekci kvality každé dva roky.

Inspekce mohou být ohlášené nebo neohlášené. Inspekce na základě žádosti o akreditaci budou samozřejmě z praktických důvodů ohlášené. Totéž platí pro pravidelné inspekce kvality a bezpečnostní inspekce na dálku. Pravidelné bezpečnostní inspekce, které jsou prováděny na místě, jsou obvykle neohlášené.

Inspekce provádějí společné inspekční týmy ECB a národních centrálních bank Eurosystému, které obvykle sestávají ze dvou až čtyř inspektorů. V rámci přípravy na inspekci budete muset vyplnit dotazníky vymezené ECB. Tyto dotazníky by měly být vyplněny co nejpodrobněji.

Otázka 10: Musím být v době inspekce kvality na místě ve výrobě?

U výrobců s akreditací by měla být inspekce kvality na místě provedena během vlastní výroby hodnot eura nebo ochraňovaných hodnot eura. Spojte se přímo s inspekčním týmem a uveďte co nejvíce informací o tom, jaké výrobní kroky budou probíhat každý týden, aby se optimalizovalo načasování inspekce kvality. V ideálním případě by během inspekce mělo probíhat co nejvíce výrobních kroků.

V případě bezpečnostních inspekcí na místě, které lze provádět bez předchozího ohlášení, jsou výrobci pravidelně žádáni, aby ECB předkládali harmonogram výroby eura.

Otázka 11: Co se stane, pokud inspekční tým zjistí (potenciální) nedodržování požadavků ECB?

Na konci inspekce poskytne inspekční tým ústní shrnutí inspekce, včetně označení potenciálních případů nedodržování požadavků. Poté obdržíte předběžnou inspekční zprávu dokládající neplnění požadavků podle článku 13 rozhodnutí ECB/2020/24. Od tohoto okamžiku budete mít 15 pracovních dnů na (případnou) písemnou odpověď na zjištěné případy neplnění požadavků. V odpovědi byste měli uvést co nejvíce informací, a to i konkrétní podrobnosti a lhůty pro nápravu neplnění požadavků, včetně veškerých relevantních důkazů, jako jsou aktualizované postupy. Inspekční zpráva bude poté aktualizována o vaši zpětnou vazbu a o závěr uvádějící, zda je navrhované nápravné opatření ke spokojenosti inspekčního týmu. Nápravné opatření může být ověřeno předložením doložených důkazů nebo během příští plánované inspekce či dodatečné inspekce na místě.

Otázka 12: Kdy nabude akreditace ECB účinnosti?

Po dokončení procesu hodnocení obdržíte dopis od ECB o udělení akreditace. V tomto dopise bude rovněž uveden rozsah a datum použitelnosti akreditace.

Otázka 13: Kdy získám přístupová práva k extranetu ECB pro bankovky?

Jakmile obdržíte akreditaci, musíte požádat o přístupová práva k extranetu ECB pro bankovky nanejvýš pro tři osoby z každé sekce (životní prostředí, ochrana zdraví a bezpečnost a kvalita). ECB žádosti před udělením přístupových práv posoudí.

Otázka 14: Co mám udělat, aby mi byla akreditace odebrána?

Pokud si přejete, aby vám byla akreditace odebrána, musí vám ji ECB formálně odejmout. Pokud jste akreditováni, musíte stále plnit průběžné povinnosti akreditovaných výrobců. Výrobce, kterému byla udělena akreditace ECB, a který si již nepřeje, aby se na něj tyto povinnosti vztahovaly, by měl zaslat ECB dopis s uvedením konkrétního dotčeného výrobního místa. ECB žádost posoudí a obrátí se na vás s vysvětlením případných dalších nezbytných kroků.

Otázka 15: Kdy nabude odebrání mé akreditace účinnosti?

Proces odnětí akreditace může určitou dobu trvat, neboť může být nutné vyjasnit některé činnosti související s hodnotami eura a ochraňovanými hodnotami eura v držbě v akreditovaném místě. Ve většině případů byste měli ECB poskytnout seznam ochraňovaných hodnot eura ve svém vlastnictví a ECB vás instruuje, abyste tyto hodnoty zlikvidovali nebo předali do jiného akreditovaného místa či národní centrální bance. Budou vyžadovány potvrzení o likvidaci, předávací dokumentace a/nebo ověření na místě. Po ukončení procesu obdržíte dopis s uvedením data použitelnosti odebrání akreditace.

Otázka 16: Co mám dělat, dojde-li ke změně mých certifikátů, např. k pozbytí jejich platnosti nebo k jejich obnově?

Podle článku 9 rozhodnutí ECB/2020/24 jste povinni informovat ECB o změně certifikátů (ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001). Pokud certifikát pozbyl platnosti a certifikační autorita vám zašle nový certifikát, zašlete prosím jeho elektronickou kopii, nejlépe ve formátu pdf, na adresu QEHS.accreditation@ecb.europa.eu. Pokud tak neučiníte, bude to považováno za nedodržení požadavků.

Otázka 17: Pozbude má akreditace někdy platnosti? Musím kontaktovat ECB, abych zajistil(a), že moje akreditace zůstane platná?

Jakmile jsou akreditace ECB uděleny, nemohou „pozbýt platnosti“, tj. zůstávají v platnosti do doby, než dojde k rozhodnutí o odnětí akreditace, jak je stanoveno v článku 18 rozhodnutí ECB/2020/24. Není nutné kontaktovat ECB, abyste zajistili, že vaše akreditace zůstane platná.