Fragen und Antworten zu den Zulassungsverfahren für Hersteller von Euro-Materialien und von für die Sicherheit des Euro bedeutsamen Materialien
Stand: 7. Juli 2023
Einleitung
In diesen Fragen und Antworten werden die Zulassungsverfahren für Hersteller von für die Sicherheit des Euro bedeutsamen Materialien und Euro-Materialien erläutert. Die Fragen und Antworten beziehen sich auf praktische Aspekte des Beschlusses EZB/2020/24 in der durch Beschluss EZB/2022/35 geänderten Fassung. Bei Abweichungen zwischen diesen Fragen und Antworten und dem EZB-Beschluss, ist der Beschluss maßgeblich. Sämtliche Verweise auf Beschluss EZB/2020/24 beziehen sich auch auf etwaige Änderungen dieses Beschlusses.
Diese Fragen und Antworten werden auch im Extranet der EZB zu Banknoten für alle zugelassenen Hersteller veröffentlicht. Sie werden regelmäßig aktualisiert.
Frage 1: Welche Rechtsinstrumente regeln die Zulassung?
Beschluss EZB/2020/24 legt die allgemeinen Zulassungsanforderungen, die Anforderungen an das ethische Geschäftsverhalten, das Zulassungsverfahren und die laufenden Anforderungen fest, die die Hersteller erfüllen müssen, wenn sie zugelassen sind. Es gibt weitere nicht öffentliche Beschlüsse, in denen die sachlichen Anforderungen festgelegt sind. Sachliche Anforderungen umfassen detaillierte technische Anforderungen in Bezug auf Sicherheits-, Qualitäts-, Umwelt- sowie Gesundheits- und Schutzaspekte. Diese Anforderungen werden den Herstellern mitgeteilt, die eine Zulassung beantragt haben, nachdem sie eine verbindliche Vertraulichkeitsvereinbarung unterzeichnet haben und gegebenenfalls nach erfolgreicher Durchführung einer ersten Sicherheitsinspektion.
Frage 2: Welche Hersteller benötigen eine Zulassung durch die EZB?
Hersteller, die eine für Euro-Materialien bedeutsame Tätigkeit oder eine für die Sicherheit des Euro bedeutsame Tätigkeit ausüben möchten, müssen über eine Zulassung durch die EZB verfügen. Die Zulassung wird für eine bestimmte Fertigungsstätte erteilt, in der ein Hersteller die für Euro-Materialien bedeutsame Tätigkeit oder die für die Sicherheit des Euro bedeutsame Tätigkeit ausüben darf, die in seiner Zulassung genannt wird.
Was für Euro-Materialien bedeutsame Tätigkeiten und für die Sicherheit des Euro bedeutsame Tätigkeiten sind, ist in Artikel 1 Absätze 3 bis 7 Beschluss EZB/2020/24 definiert. Im Fall der für die Sicherheit des Euro bedeutsamen Materialien gelten die sachlichen Sicherheitsanforderungen.
Frage 3: Ist die Zulassung Voraussetzung für die Teilnahme an Vergabeverfahren, bei denen es um für Euro-Materialien bedeutsame Tätigkeiten oder für die Sicherheit des Euro bedeutsame Tätigkeiten geht?
Die Zulassung ist Voraussetzung, um eine für Euro-Materialien bedeutsame Tätigkeit oder eine für die Sicherheit des Euro bedeutsame Tätigkeit auszuüben. Wenn ein Vergabeverfahren zu einer für Euro-Materialien bedeutsamen Tätigkeit oder einer für die Sicherheit des Euro bedeutsamen Tätigkeit stattfindet, können nur Hersteller mit entsprechender Zulassung an dem Vergabeverfahren teilnehmen und Aufträge annehmen.
Die Zulassung bedeutet jedoch nicht die Vergabe eines Auftrags.
Frage 4: Welche sachlichen Anforderungen gelten für mich als zugelassener Hersteller?
Wenn Sie Euro-Materialien oder für die Sicherheit des Euro bedeutsame Materialien herstellen, müssen Sie alle maßgeblichen sachlichen Anforderungen erfüllen, um eine für die Sicherheit des Euro bedeutsame Tätigkeit und/oder eine für Euro-Materialien bedeutsame Tätigkeit ausüben zu dürfen. Die Anforderungen beziehen sich auf Sicherheits-, Qualitäts-, Umwelt- sowie Gesundheits- und Schutzanforderungen. Sobald wir Ihren schriftlichen Antrag auf Zulassung zusammen mit den erforderlichen Unterlagen erhalten haben, können wir Sie über alle in Ihrem Fall geltenden sachlichen Anforderungen informieren. Alle Hersteller von Euro-Materialien müssen bestimmte Qualitäts-, Umwelt-, Gesundheits- und Schutzanforderungen sowie ethische Anforderungen und allgemeine Sicherheitsanforderungen einhalten. Hersteller von für die Sicherheit des Euro bedeutsamen Materialien, die auf der von der EZB geführten Liste genannt sind, müssen darüber hinaus spezifische Sicherheitsanforderungen erfüllen.
Frage 5: Wie beantrage ich eine Zulassung, wenn ich über keinerlei Zulassung verfüge?
Anträge auf Einleitung des Zulassungsverfahrens (Einleitungsantrag) sind bei der EZB schriftlich und nach Maßgabe von Artikel 5 Beschluss EZB/2020/24 zu stellen. Der Antrag muss alle in Artikel 5 Absatz 2 aufgeführten Angaben enthalten. Bei Bedarf steht ihnen die Direktion Banknoten bei der Antragstellung zur Seite. Wenden Sie sich hierzu bitte an QEHS.accreditation@ecb.europa.eu.
Frage 6: Wie läuft das eigentliche Zulassungsverfahren ab?
Die EZB prüft den Antrag auf Einleitung des Verfahrens zur Erteilung einer Zulassung zunächst darauf, ob alle in Artikel 5 Beschluss EZB/2020/24 aufgeführten formalen Aspekte erfüllt sind. Ist dies der Fall, erhält der antragstellende Hersteller Unterlagen zu den maßgeblichen sachlichen Anforderungen (in Bezug auf Sicherheits-, Qualitäts-, Umwelt- sowie Gesundheits- und Schutzaspekte) als Teil der Zulassungsanforderungen. Außerdem erhält er Unterlagen, in denen er der EZB mitzuteilen hat, wie die sachlichen Anforderungen durch entsprechende Vorkehrungen erfüllt werden.
Die EZB wird Inspektionen innerhalb und/oder außerhalb des Betriebs durchführen, um die Einhaltung der entsprechenden sachlichen Anforderungen durch den Hersteller zu überprüfen. Die Einhaltung der Umwelt-, Gesundheits- und Schutzanforderungen wird außerhalb des Betriebs auf der Grundlage der vom Hersteller bereitgestellten Unterlagen überprüft. Auf diese Weise kann die EZB beurteilen, ob die Verfahren und die Infrastruktur in der Fertigungsstätte die entsprechenden Anforderungen erfüllen. Inspektionen innerhalb des Betriebs werden durchgeführt, um die Einhaltung der Sicherheits- und Qualitätsanforderungen in der Fertigungsstätte zu überprüfen.
Fällt die Überprüfung insgesamt positiv aus, wird dem Hersteller die Zulassung erteilt.
Frage 7: Gibt es eine zentrale Anlaufstelle für Zulassungsfragen?
Fragen oder Unterlagen im Zusammenhang mit der Zulassung können Sie an QEHS.accreditation@ecb.europa.eu senden. Über diese Adresse können Sie auch Fachleute der EZB zu bestimmten Themen kontaktieren.
Frage 8: Wie überprüft die EZB die Einhaltung der maßgeblichen Anforderungen?
Die EZB überprüft die Einhaltung der Anforderungen innerhalb und/oder außerhalb des Betriebs.
Inspektionen außerhalb des Betriebs beziehen sich hauptsächlich auf vom Hersteller gemäß Beschluss EZB/2020/24 eingereichte Unterlagen oder auf die sachlichen Anforderungen bei der Überprüfung der Einhaltung durch den Hersteller.
Beispiele für solche Dokumente sind entsprechende ISO-Zertifikate, die Erklärung eines unabhängigen Prüfers, dass der Hersteller die ethischen Anforderungen erfüllt, Fragebögen zur Inspektionsvorbereitung, individuelle Qualitätspläne, Jahresberichte in englischer Sprache zur Leistung der Umwelt- sowie Gesundheits- und Sicherheitsmanagementsysteme und der Umweltfragebogen der EZB.
Inspektionen innerhalb des Betriebs werden durchgeführt, um die Einhaltung der Sicherheits- und Qualitätsanforderungen in der Fertigungsstätte zu überprüfen. Da verschiedene Teams innerhalb des Eurosystems zu diesen Themenbereichen arbeiten, gibt es zwei Arten von Inspektionen: Sicherheits- und Qualitätsinspektionen. Wenn Inspektionen innerhalb des Betriebs nicht möglich sind, z. B. in Zeiten, in denen es aufgrund von Viruspandemien zu Reisebeschränkungen kommt, wird die EZB stattdessen Prüfungen außerhalb des Betriebs durchführen. Die Inspektionen außerhalb des Betriebs werden per Videokonferenz durchgeführt. Der Austausch von Unterlagen erfolgt über eine sichere Plattform.
Frage 9: Wie werden Inspektionen innerhalb des Betriebs geplant und organisiert, und wie oft finden solche Inspektionen in meinem Betrieb statt?
Die Inspektionen bei den zugelassenen Herstellern werden gemäß einer vom Eurosystem festgelegten Prioritätenliste durchgeführt. Bei Herstellern, die eine für die Sicherheit des Euro bedeutsame Tätigkeit ausüben, findet in der Regel einmal jährlich eine Sicherheitsinspektion statt. Bei Herstellern von Euro-Materialien findet in der Regel alle zwei Jahre eine Qualitätsinspektion statt.
Inspektionen können entweder angekündigt oder unangekündigt durchgeführt werden. Die Inspektionen im Zuge eines Zulassungsantrags werden aus praktischen Gründen selbstverständlich vorangekündigt. Das gleiche gilt für regelmäßige Qualitätsinspektionen und für Sicherheitsinspektionen außerhalb des Betriebs. Regelmäßige Sicherheitsinspektionen innerhalb des Betriebs finden in der Regel unangekündigt statt.
Die Inspektionen werden von gemeinsamen Prüfungsteams der EZB und der nationalen Zentralbanken des Eurosystems durchgeführt. Diese bestehen in der Regel aus zwei bis vier Prüferinnen und Prüfern. Sie müssen in Vorbereitung auf die Inspektion von der EZB vorgegebene Fragebögen ausfüllen. Die Angaben in diesen Fragebögen sollten so genau wie möglich sein.
Frage 10: Muss zum Zeitpunkt der Qualitätsinspektion innerhalb meines Betriebs tatsächlich Produktiontätigkeit stattfinden?
Bei zugelassenen Herstellern sollte die Qualitätsinspektion innerhalb des Betriebs während der tatsächlichen Produktion von Euro-Materialien oder für die Sicherheit des Euro bedeutsamen Materialien erfolgen. Bitte sprechen Sie sich direkt mit dem Prüfungsteam ab und stellen Sie diesem so viele Informationen wie möglich zu den einzelnen Produktionsschritten je Woche zur Verfügung, damit eine optimale Zeitplanung der Qualitätsinspektion erfolgen kann. Im Idealfall sollten so viele Produktionsschritte wie möglich während der Inspektion stattfinden.
Bei Sicherheitsinspektionen innerhalb des Betriebs, die ohne vorherige Ankündigung durchgeführt werden können, werden die Hersteller regelmäßig aufgefordert, der EZB Produktionspläne vorzulegen.
Frage 11: Was passiert, wenn das Prüfungsteam eine (mögliche) Nichterfüllung der Anforderungen der EZB feststellt?
Am Ende einer Inspektion fasst das Prüfungsteam die Inspektion mündlich zusammen. Dabei weist es auch auf mögliche Fälle hin, in denen Anforderungen nicht erfüllt werden. Anschließend erhalten Sie einen vorläufigen Prüfungsbericht, in dem Fälle einer Nichterfüllung gemäß Artikel 13 Beschluss EZB/2020/24 dokumentiert werden. Ab diesem Zeitpunkt haben Sie 15 Arbeitstage Zeit, um gegebenenfalls zu festgestellten Fällen einer Nichterfüllung schriftlich Stellung zu nehmen. Ihre Stellungnahme sollte so viele Informationen wie möglich enthalten, darunter auch konkrete Details und Fristen in Bezug auf die Beseitigung von Nichterfüllungen einschließlich entsprechender Nachweise wie aktualisierter Verfahren. Der Prüfungsbericht wird anschließend um Ihr Feedback und eine Schlussfolgerung ergänzt, aus der hervorgeht, ob die vorgeschlagenen Abhilfemaßnahmen für das Prüfungsteam zufriedenstellend sind. Die Abhilfemaßnahmen können durch Vorlage dokumentierter Belege oder während der nächsten planmäßigen Inspektion bzw. einer zusätzlichen Inspektion innerhalb des Betriebs verifiziert werden.
Frage 12: Wann wird die Zulassung durch die EZB wirksam?
Nach Abschluss der Beurteilung erhalten Sie ein Schreiben der EZB. Mit diesem Schreiben wird Ihnen die Zulassung erteilt. Das Schreiben enthält auch Einzelheiten dazu, auf welche Bereiche sich die Zulassung bezieht und für welchen Zeitraum sie gilt.
Frage 13: Wann erhalte ich Zugangsrechte für das Extranet der EZB zu Banknoten?
Sobald Sie Ihre Zulassung erhalten haben, müssen Sie Zugangsrechte zum Extranet der EZB zu Banknoten für bis zu drei Personen je Bereich beantragen (Umwelt, Gesundheits- und Schutzaspekte sowie Qualität). Die EZB wird die Anträge prüfen, bevor sie die Zugangsrechte gewährt.
Frage 14: Wie beantrage ich die Rücknahme meiner Zulassung?
Wenn Sie die Rücknahme Ihrer Zulassung beantragen möchten, muss die EZB sie förmlich aufheben. Solange Sie noch über eine Zulassung verfügen, müssen Sie die laufenden Verpflichtungen eines zugelassenen Herstellers erfüllen. Ein Hersteller, der über eine Zulassung der EZB verfügt und diese Verpflichtungen nicht mehr erfüllen möchte, sollte der EZB ein Schreiben übermitteln, in dem er die betreffende Fertigungsstätte angibt. Die EZB wird den Antrag prüfen und sich mit Ihnen in Verbindung setzen, um die weiteren Schritte zu klären.
Frage 15: Wann wird die Rücknahme meiner Zulassung wirksam?
Das Verfahren zur Rücknahme Ihrer Zulassung kann einige Zeit in Anspruch nehmen, da gegebenenfalls Klärungsbedarf in Bezug auf einige Tätigkeiten besteht, die mit Euro-Materialien und für die Sicherheit des Euro bedeutsamen Materialien zusammenhängen, welche sich in der zugelassenen Fertigungsstätte befinden. In den meisten Fällen müssen Sie der EZB eine Liste der in Ihrem Besitz befindlichen für die Sicherheit des Euro bedeutsamen Materialien vorlegen. Die EZB weist Sie an, die Gegenstände zu vernichten oder einer anderen zugelassenen Fertigungsstätte oder einer nationalen Zentralbank zukommen zu lassen. Es ist der Nachweis der Vernichtung, die Dokumentation des Transports und/oder eine Überprüfung innerhalb des Betriebs erforderlich. Sobald das Verfahren abgeschlossen ist, erhalten Sie ein Schreiben, in dem angegeben ist, ab wann die Rücknahme der Zulassung wirksam ist.
Frage 16: Was sollte ich tun, wenn es zu einer Änderung bei meinen Zertifikaten kommt (z. B. Ablauf oder Erneuerung)?
Gemäß Artikel 9 Beschluss EZB/2020/24 sind Sie verpflichtet, die EZB über Änderungen von Zertifikaten zu unterrichten (ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001). Wenn ein Zertifkat abgelaufen ist und Ihnen die Zertifizierungsstelle ein neues Zertifikat übermittelt, senden Sie bitte eine elektronische Kopie, vorzugsweise im PDF-Format, an QEHS.accreditation@ecb.europa.eu. Andernfalls wird dies als Nichterfüllung gewertet.
Q17. Läuft meine Zulassung ab? Muss ich die EZB kontaktieren, damit meine Zulassung gültig bleibt?
Zulassungen der EZB laufen nach ihrer Erteilung nicht aus, d. h. sie bleiben so lange gültig, bis eine Aufhebungsentscheidung gemäß Artikel 18 Beschluss EZB/2020/24 getroffen wird. Sie müssen die EZB nicht kontaktieren, damit Ihre Zulassung gültig bleibt.