Vanliga frågor om ackrediteringsförfaranden för tillverkare av euroobjekt och skyddade euroobjekt

Senast uppdaterade den 7 juli 2023

Inledning

Här förklaras ackrediteringsförfarandena för tillverkare av skyddade euroobjekt och euroobjekt. Frågorna och svaren avser de praktiska aspekterna av ECB:s beslut ECB/2020/24, i dess ändrade lydelse enligt ECB:s beslut ECB/2022/35. Om det förekommer avvikelser mellan denna text och ECB:s beslut ska rättsakten ha företräde. Alla ytterligare hänvisningar till beslut ECB/2020/24 omfattar alla ändringar av detta beslut.

Dessa frågor och svar publiceras också för alla ackrediterade tillverkare på ECB:s extranät för sedlar. De uppdateras regelbundet.

1. Vad finns det för rättsliga instrument om ackreditering?

I beslut ECB/2020/24 definieras allmänna ackrediteringskrav samt krav avseende etiska uppföranderegler, ackrediteringsförfarande och fortlöpande skyldigheter för ackrediterade tillverkare. Det finns ytterligare icke-offentliga beslut som fastställer de materiella kraven. Materiella krav innebär detaljerade tekniska krav i fråga om säkerhet, kvalitet, miljö och arbetsmiljö. Tillverkare som har ansökt om ackreditering får information om dessa krav när de har undertecknat en bindande försäkran om att innehållet ska hållas konfidentiellt och, i tillämpliga fall, sedan en inledande säkerhetsinspektion har genomförts med godkänt resultat.

2. Vilka tillverkare behöver ECB-ackreditering?

Tillverkare som önskar utföra en euroobjektsaktivitet eller en skyddad euroobjektsaktivitet måste ha beviljats ECB-ackreditering. Ackrediteringen beviljas för en specifik produktionsanläggning där en tillverkare tillåts utföra den euroobjektsaktivitet eller den skyddade euroobjektsaktivitet som anges i ackrediteringen.

Euroobjektsaktivitet och skyddad euroobjektsaktivitet definieras i artikel 1.3–1.7 i beslut ECB/2020/24. För skyddade euroobjekt gäller de materiella säkerhetskraven.

3. Krävs ackreditering för att delta i upphandlingar om en euroobjektsaktivitet eller en skyddad euroobjektsaktivitet?

Ackreditering är en förutsättning för att få utföra en euroobjektsaktivitet eller en skyddad euroobjektsaktivitet. Om en euroobjektsaktivitet eller skyddad euroobjektsaktivitet upphandlas får endast de tillverkare som har beviljats ackreditering delta i upphandlingar och ingå avtal.

Ackreditering innebär dock inte i sig att kontrakt tilldelas.

4. Vilka materiella krav gäller för den som är ackrediterad tillverkare?

Om ni producerar euroobjekt eller skyddade euroobjekt måste ni uppfylla alla relevanta materiella krav för att få utföra en skyddad euroobjektsaktivitet och/eller en euroobjektsaktivitet. Kraven omfattar aspekter som rör säkerhet, kvalitet, miljö samt arbetsmiljö. När ECB har fått er skriftliga ansökan om ackreditering tillsammans med den dokumentation som krävs kommer ECB att kunna informera om alla materiella krav som gäller i ert specifika fall. Alla tillverkare av euroobjekt måste uppfylla vissa krav avseende kvalitet, miljö och arbetsmiljö samt etiska krav och allmänna säkerhetskrav, men för tillverkare av skyddade euroobjekt som är med i ECB:s förteckning gäller särskilda säkerhetskrav.

5. Hur ansöker vi om ackreditering om vi inte har någon typ av ackreditering?

Ansökan om att inleda ett förfarande om ackreditering (inledande ansökan) ska göras skriftligen till ECB i enlighet med artikel 5 i beslut ECB/2020/24. Ansökan ska innehålla alla uppgifter som anges i artikel 5.2. ECB:s direktorat för betalningsmedel kan hjälpa till och vägleda er genom den här processen. Skriv i så fall till QEHS.accreditation@ecb.europa.eu.

6. Hur går ackrediteringsprocessen till?

ECB kommer först att bedöma den inledande ansökan om ackreditering utifrån alla formella aspekter som anges i artikel 5 i beslut ECB/2020/24. Om alla formella aspekter har uppfyllts kommer ECB att förse den ansökande tillverkaren med dokumentation om de relevanta materiella kraven (aspekter som rör säkerhet, kvalitet, miljö och arbetsmiljö) som en del av ackrediteringskraven samt dokumentation där den ansökande tillverkaren ska meddela ECB hur dess arrangemang skulle uppfylla de materiella kraven.

ECB kommer att genomföra inspektioner på plats och/eller skrivbords­inspektioner för att bedöma om tillverkaren uppfyller de relevanta materiella kraven. Efterlevnaden av krav avseende miljö och arbetsmiljö bedöms genom skrivbords­inspektioner baserat på den dokumentation som tillverkaren har lämnat. Därigenom kan ECB bedöma om produktionsanläggningens förfaranden och infrastruktur uppfyller de relevanta kraven. Inspektioner på plats genomförs för att bedöma om produktionsanläggningen uppfyller säkerhets- och kvalitetskraven.

Om den samlade bedömningen är positiv beviljas tillverkaren ackreditering.

7. Finns det någon central kontaktpunkt för ackreditering?

Ja, eventuella frågor eller handlingar som rör ackreditering kan skickas till QEHS.accreditation@ecb.europa.eu. Den adressen kan även användas för att kontakta ECB:s experter med ansvar för specifika frågor.

8. Hur bedömer ECB att de relevanta kraven är uppfyllda?

Efterlevnaden bedöms genom inspektioner på plats och/eller skrivbords­inspektioner.

Skrivbords­inspektioner avser främst handlingar som tillverkaren lämnar in i enlighet med beslut ECB/2020/24 eller de materiella kraven för att bedöma tillverkarens efterlevnad.

Exempel på sådana handlingar är relevanta ISO-certifikat, en försäkran från en oberoende revisor om efterlevnad av de etiska kraven, frågeformulär inför inspektion, enskilda kvalitetsplaner, årsrapporter på engelska om hur miljö- och arbetsmiljöhanteringssystemen fungerar samt ECB:s miljöenkät.

Inspektioner på plats genomförs för att bedöma om produktionsanläggningen uppfyller säkerhets- och kvalitetskrav. Eftersom dessa områden handhas av olika grupper inom Eurosystemet genomförs två olika typer av inspektioner, en för säkerhet och en för kvalitet. Om det inte går att genomföra inspektioner på plats, t.ex. om resandet under en viss period är begränsat på grund av viruspandemier, kommer ECB i stället att genomföra skrivbords­inspektioner. Sådana inspektioner utförs via videokonferens och handlingar utväxlas via en säker plattform.

9. Hur planeras och organiseras inspektioner på plats och hur ofta ska vi genomgå en sådan inspektion?

Varje ackrediterad tillverkare inspekteras enligt en prioritetslista som har fastställts av Eurosystemet. Hos tillverkare med skyddad euroobjektsaktivitet genomförs normalt en säkerhetsinspektion en gång per år och hos tillverkare som producerar ett euroobjekt genomförs en kvalitetsinspektion vartannat år.

Inspektioner kan vara aviserade eller oanmälda. Inspektioner som görs efter en ansökan om ackreditering kommer naturligtvis att tillkännages, av praktiska skäl. Detsamma gäller för regelbundna kvalitetsinspektioner och skrivbords­inspektioner. Regelbundna säkerhetsinspektioner, som genomförs på plats, är normalt oanmälda.

Inspektionerna utförs av gemensamma inspektionsgrupper för ECB/Eurosystemet. Dessa grupper består normalt av två till fyra inspektörer. Som förberedelse inför inspektionen behöver ni fylla i frågeformulär som har fastställts av ECB. Frågeformulären bör fyllas i så detaljerat som möjligt.

10. Måste produktionen vara i gång när kvalitetsinspektionen på plats genomförs?

För tillverkare med ackreditering bör kvalitetsinspektionen på plats utföras när produktion av euroobjekt eller skyddade euroobjekt pågår. Kontakta inspektionsgruppen direkt och lämna så mycket information som möjligt om vilka produktionsmoment som genomförs respektive vecka, så att det blir bästa tänkbara tidpunkt för kvalitetskontrollen. Helst bör så många produktionssteg som möjligt genomföras under inspektionen.

För säkerhetsinspektioner på plats, som kan genomföras oanmälda, uppmanas tillverkarna att regelbundet lämna in europroduktionsplaner till ECB.

11. Vad händer om inspektionsgruppen konstaterar att ECB:s krav (eventuellt) inte efterlevs?

I slutet av en inspektion kommer inspektionsgruppen att göra en muntlig sammanfattning av inspektionen, där potentiella fall av bristande efterlevnad identifieras. Därefter får ni en preliminär inspektionsrapport där bristande efterlevnad har dokumenterats i enlighet med artikel 13 i beslut ECB/2020/24. Därefter har ni 15 arbetsdagar på er att lämna ett skriftligt svar (om så önskas) på den eller de konstaterade överträdelserna. Svara så utförligt som möjligt och ange även närmare information och tidsfrister för att åtgärda den bristande efterlevnaden, inbegripet eventuella relevanta belägg, t.ex. uppdaterade förfaranden. Inspektionsrapporten uppdateras därefter med er återkoppling samt slutsatser om huruvida den föreslagna korrigerande åtgärden är tillfredsställande för inspektionsgruppen. Korrigerande åtgärder kan kontrolleras genom inlämning av stödjande dokumentation, under nästa planerade inspektion eller genom en ytterligare inspektion på plats.

12. När träder ECB:s ackreditering i kraft?

När bedömningen är klar får ni ett brev från ECB om att ackreditering har beviljats. I detta brev anges också ackrediteringens omfattning och tillämpningsdatum.

13. När får vi behörighet till ECB:s extranät för sedlar?

När ni har beviljats ackreditering måste ni ansöka om att få behörighet till ECB:s extranät för upp till tre personer per sektion (miljö, arbetsmiljö och kvalitet). ECB kommer att bedöma ansökningarna innan behörighet beviljas.

14. Hur gör vi för att få ackrediteringen återkallad?

Om ni vill att ackrediteringen ska återkallas måste detta göras formellt av ECB. Så länge ni har en ackreditering måste ni uppfylla de fortlöpande skyldigheterna för ackrediterade tillverkare. En tillverkare som har en ECB-ackreditering och som inte längre vill omfattas av dessa skyldigheter ska skicka ett brev till ECB med uppgift om vilken produktionsanläggning det gäller. ECB bedömer ansökan och kontaktar er för att förklara vilka ytterligare åtgärder som krävs.

15. När träder återkallandet av ackrediteringen i kraft?

Det kan ta lite tid att återkalla ackrediteringen, eftersom det kan behöva göras en del klargöranden i fråga om viss verksamhet som rör euroobjekt och skyddade euroobjekt på den ackrediterade anläggningen. I de flesta fall ska ni lämna en lista över de skyddade euroobjekt ni har till ECB, som därefter instruerar er att destruera dessa objekt eller överföra dem till en annan ackrediterad webbplats eller en nationell centralbank. Destruktionsbevis, överföringsdokumentation och/eller kontrollbesök på plats kommer att krävas. När detta är klart kommer ni att få ett brev som anger vilket datum som återkallandet av ackrediteringen ska börja gälla.

16. Vad ska vi göra om det sker en ändring i våra certifieringar, t.ex. om de löper ut eller förnyas?

I enlighet med artikel 9 i beslut ECB/2020/24 är ni skyldiga att informera ECB om certifieringar (ISO 9001, ISO 14001 eller ISO 45001) ändras. Om certifieringen har löpt ut och certifierings­myndigheten skickar er en ny certifiering, översänd i så fall ett elektroniskt exemplar, helst en pdf-version, till QEHS.accreditation@ecb.europa.eu. Om detta inte görs behandlas det som bristande efterlevnad.

17. Är ackrediteringen tidsbegränsad? Behöver vi kontakta ECB för att ackrediteringen ska fortsätta att gälla?

När ECB:s ackrediteringar väl har beviljats kan de inte ”löpa ut”. Det innebär att de gäller till dess att det finns ett beslut om återkallelse i enlighet med artikel 18 i beslut ECB/2020/24. Ni behöver inte kontakta ECB för att kontrollera så att ackrediteringen fortfarande gäller.