Pogosta vprašanja o postopkih akreditiranja izdelovalcev elementov eura in zaščitenih elementov eura
Zadnja posodobitev: 7. julij 2023
Uvod
Ta pogosta vprašanja pojasnjujejo postopke akreditiranja izdelovalcev zaščitenih elementov eura in elementov eura. Vprašanja in odgovori obravnavajo praktične vidike Sklepa ECB/2020/24, kakor je bil spremenjen s Sklepom ECB/2022/35. V primeru razhajanj med temi pogostimi vprašanji in sklepom ECB prevlada pravni akt. Vsa nadaljnja sklicevanja na Sklep ECB/2020/24 v tem dokumentu vključujejo tudi vse spremembe tega sklepa.
Ta pogosta vprašanja so za vse akreditirane izdelovalce objavljena tudi na ekstranetu ECB za bankovce. Vprašanja se redno posodabljajo.
1. Kateri pravni instrumenti o akreditaciji obstajajo?
Sklep ECB/2020/24 določa splošne zahteve za akreditacijo, zahteve za etično poslovanje, postopek akreditacije in tekoče obveznosti, ki jih morajo izdelovalci izpolnjevati, ko so akreditirani. Obstajajo nadaljnji nejavni sklepi, ki opredeljujejo vsebinske zahteve. To so podrobne tehnične zahteve v zvezi z varnostjo, kakovostjo, varstvom okolja ter zdravstvenimi in varnostnimi vidiki. Zahteve se posredujejo proizvajalcem, ki so zaprosili za akreditacijo, potem ko so podpisali zavezujočo izjavo, da bodo varovali zaupnost vsebine, in če je ustrezno, po uspešno opravljenem začetnem varnostnem pregledu.
2. Kateri izdelovalci potrebujejo akreditacijo ECB?
Akreditacijo ECB morajo pridobiti izdelovalci, ki želijo opravljati dejavnost v zvezi z elementi eura ali dejavnost v zvezi z zaščitenimi elementi eura. Akreditacija se podeli za določeno mesto izdelave, na katerem izdelovalec lahko opravlja dejavnost v zvezi z elementi eura ali dejavnost v zvezi z zaščitenimi elementi eura, ki je navedena v njegovi akreditaciji.
Dejavnosti v zvezi z elementi eura in dejavnosti v zvezi z zaščitenimi elementi eura so opredeljene v členu 1(3–7) Sklepa ECB/2020/24. Za zaščitene elemente eura veljajo vsebinske varnostne zahteve.
3. Ali je akreditacija predpogoj za sodelovanje pri naročilih za dejavnost v zvezi z elementi eura ali dejavnost v zvezi z zaščitenimi elementi eura?
Da, akreditacija je predpogoj za opravljanje dejavnosti v zvezi z elementi eura ali dejavnosti v zvezi z zaščitenimi elementi eura. Če se opravi razpis za dejavnost v zvezi z elementi eura ali dejavnost v zvezi z zaščitenimi elementi eura, lahko v naročilih sodelujejo samo tisti izdelovalci, ki jim je bila podeljena akreditacija, in samo s temi izdelovalci je mogoče skleniti pogodbo.
Vendar akreditacija še ne pomeni, da bo izdelovalec dobil naročilo.
4. Katere vsebinske zahteve veljajo zame kot akreditiranega izdelovalca?
Dejavnost v zvezi z zaščitenimi elementi eura in/ali dejavnost v zvezi z elementi eura smete opravljati samo, če izpolnjujete vse relevantne vsebinske zahteve. To so zahteve v zvezi z varnostjo, kakovostjo, varstvom okolja ter zdravstvenimi in varnostnimi vidiki. Šele po prejemu pisne prošnje za akreditacijo in zahtevane dokumentacije vas bo ECB lahko obvestila o vseh relevantnih vsebinskih zahtevah, ki veljajo v vašem primeru. Vsi izdelovalci elementov eura morajo izpolnjevati določene zahteve glede kakovosti, varstva okolja, zdravja in varnosti ter etične in splošne varnostne zahteve. Izdelovalci zaščitenih elementov eura, navedeni na seznamu, ki ga vzdržuje ECB, morajo poleg tega izpolnjevati še posebne varnostne zahteve.
5. Kako zaprosim za akreditacijo, če nimam nobene vrste akreditacije?
Prošnjo za začetek postopka akreditacije (prošnjo za začetek postopka) je treba oddati ECB v pisni obliki v skladu s členom 5 Sklepa ECB/2020/24. Prošnja mora vsebovati vse elemente, naštete v odstavku 2 člena 5. Pri izpolnjevanju prošnje vam lahko pomaga direktorat Bankovci v ECB. Če želite njegovo pomoč, nam pišite na naslov QEHS.accreditation@ecb.europa.eu.
6. Kako poteka dejanski postopek akreditacije?
ECB bo prošnjo za začetek postopka akreditacije najprej ocenila glede na vse formalne vidike, navedene v členu 5 Sklepa ECB/2020/24. Ko so vsi formalni vidiki izpolnjeni, ECB izdelovalcu, ki je vložil prošnjo, pošlje dokumentacijo z relevantnimi vsebinskimi zahtevami (v zvezi z varnostjo, kakovostjo, varstvom okolja ter zdravstvenimi in varnostnimi vidiki), ki so del zahtev za akreditacijo, ter dokumentacijo, v kateri bo izdelovalec pojasnil ECB, kako bo izpolnjeval vsebinske zahteve.
ECB izvede inšpekcijski pregled na kraju samem in/ali na daljavo, da oceni, ali izdelovalec izpolnjuje relevantne vsebinske zahteve. Izpolnjevanje zdravstvenih, varnostnih in okoljskih zahtev se oceni s pregledom na daljavo na podlagi dokumentacije, ki jo je zagotovil izdelovalec. Iz te dokumentacije ECB oceni, ali postopki in infrastruktura na mestu izdelave izpolnjujejo relevantne zahteve. Izpolnjevanje zahtev glede varnosti in kakovosti na mestu izdelave se oceni z inšpekcijskim pregledom na kraju samem.
Če je skupna ocena pozitivna, se proizvajalcu podeli akreditacija.
7. Ali obstaja osrednja kontaktna točka za vse zadeve v zvezi z akreditacijo?
Da, vsa vprašanja in dokumente v zvezi z akreditacijo lahko pošljete na naslov QEHS.accreditation@ecb.europa.eu. Na tem naslovu lahko tudi kontaktirate strokovnjake ECB, ki so odgovorni za posamezna vprašanja.
8. Kako ECB ocenjuje skladnost z relevantnimi zahtevami?
Z inšpekcijskimi pregledi na kraju samem in/ali na daljavo.
Inšpekcijski pregledi na daljavo se izvajajo predvsem za dokumente, ki jih predloži izdelovalec v skladu s Sklepom ECB/2020/24, ali za vsebinske zahteve, da se oceni, ali izdelovalec zahteve izpolnjuje.
Takšni dokumenti so na primer certifikati ISO, izjava neodvisnega revizorja o skladnosti z etičnimi zahtevami, vprašalniki pred inšpekcijskim pregledom, individualni načrti kakovosti, letna poročila v angleščini o delovanju sistemov za upravljanje okolja ter zdravja in varnosti ter okoljski vprašalnik ECB.
Izpolnjevanje zahtev glede varnosti in kakovosti na mestu izdelave se oceni z inšpekcijskim pregledom na kraju samem. Ker področji varnosti in kakovosti upravljata dve različni skupini znotraj Eurosistema, se opravita dve ločeni vrsti inšpekcijskih pregledov, eden za varnost in drugi za kakovost. Kadar inšpekcijski pregled na kraju samem ni možen, na primer v času, ko so potovanja omejena zaradi pandemije virusov, ECB namesto tega izvede inšpekcijski pregled na daljavo. Ta se izvede prek videokonference, izmenjava dokumentov pa prek varne platforme.
9. Kako se inšpekcijski pregledi na kraju samem načrtujejo in organizirajo ter kako pogosto bom predmet takšnega inšpekcijskega pregleda?
Vsak akreditirani izdelovalec se pregleda po prednostnem seznamu, ki ga določi Eurosistem. Navadno so pri izdelovalcih, ki opravljajo dejavnost v zvezi z zaščitenimi elementi eura, enkrat letno izvede varnostni pregled, pri izdelovalcih, ki proizvajajo elemente eura, pa se vsaki dve leti izvede pregled kakovosti.
Inšpekcijski pregledi so lahko napovedani ali nenapovedani. Inšpekcijski pregledi na podlagi prošnje za akreditacijo so iz praktičnih razlogov seveda napovedani. Enako velja za redne inšpekcijske preglede kakovosti in varnostne preglede na daljavo. Redni varnostni pregledi, ki se izvajajo na kraju samem, so običajno nenapovedani.
Inšpekcijske preglede izvajajo skupne inšpekcijske skupine ECB in nacionalnih centralnih bank Eurosistema. Skupino običajno sestavljajo od dveh do štirje inšpektorji. Za pripravo na inšpekcijski pregled morate izpolniti vprašalnike, ki jih določi ECB. Te vprašalnike je treba izpolniti čim bolj podrobno.
10. Ali moram biti v proizvodnji v času inšpekcijskega pregleda kakovosti na kraju samem?
Pri izdelovalcih z akreditacijo je inšpekcijski pregled kakovosti na kraju samem treba opraviti med dejansko proizvodnjo elementov eura ali zaščitenih elementov eura. Prosimo vas, da se neposredno povežete z inšpekcijsko skupino in zagotovite čim več informacij o tem, kateri proizvodni postopki potekajo vsak teden, da se določi najustreznejši čas inšpekcijskega pregleda kakovosti. V idealnem primeru med inšpekcijskim pregledom poteka čim več proizvodnih postopkov.
Pri varnostnih pregledih na kraju samem, ki se lahko opravijo brez predhodne najave, se od izdelovalcev redno zahteva, da ECB predložijo časovni razpored proizvodnje eura.
11. Kaj se zgodi, če inšpekcijska skupina ugotovi (morebitno) neizpolnjevanje zahtev ECB?
Ob koncu inšpekcijskega pregleda inšpekcijska skupina poda ustni povzetek inšpekcijskega pregleda, v katerem navede tudi primere morebitnega neizpolnjevanja zahtev. Nato boste v skladu s členom 13 Sklepa ECB/2020/24 prejeli predhodno poročilo o pregledu, v katerem bo dokumentirano neizpolnjevanje zahtev. Od tega trenutka boste imeli na voljo 15 delovnih dni za pisni odgovor (če želite) na ugotovljene primere neizpolnjevanja zahtev. V odgovoru morate navesti čim več informacij, vključno s konkretnimi podrobnostmi in roki za odpravo neizpolnjevanja zahtev, ter predložiti vsa ustrezna dokazila, kot so posodobljeni postopki. Poročilo o pregledu bo zatem posodobljeno z vašim odgovorom in zaključkom, v katerem je navedeno, ali inšpekcijska skupina meni, da so predlagani ukrepi za odpravo neizpolnjevanja zahtev zadovoljivi. Ukrepi za odpravo neizpolnjevanja zahtev se lahko preverijo bodisi s predložitvijo dokumentiranih dokazov, med naslednjim načrtovanim inšpekcijskim pregledom ali med dodatnim inšpekcijskim pregledom na kraju samem.
12. Kdaj akreditacija ECB postane veljavna?
Po končanem ocenjevalnem postopku boste od ECB prejeli dopis, s katerim vam je podeljena akreditacija. V tem dopisu bosta navedena tudi področje in datum začetka uporabe akreditacije.
13. Kdaj bom dobil pravice dostopa do ekstraneta ECB za bankovce?
Potem ko boste dobili akreditacijo, morate zaprositi za pravico dostopa do ekstraneta ECB za bankovcev za največ tri osebe na posamezno področje (okolje, zdravje in varnost, kakovost). ECB bo pregledala prošnjo, preden bo podelila pravice dostopa.
14. Kako umaknem akreditacijo?
Če želite akreditacijo umakniti, jo mora ECB uradno preklicati. Dokler je vaša akreditacija veljavna, morate izpolnjevati redne obveznosti akreditiranih izdelovalcev. Izdelovalec z akreditacijo ECB, ki ne želi več izpolnjevati teh obveznosti, mora ECB poslati dopis z navedbo zadevnega mesta izdelave. ECB bo pregledala prošnjo in vas kontaktirala, da pojasni nadaljnje korake, če bodo ti potrebni.
15. Kdaj preklic akreditacije postane veljaven?
Postopek preklica akreditacije lahko traja nekaj časa, saj bo morda treba pojasniti nekatere dejavnosti v zvezi z elementi eura in zaščitenimi elementi eura, ki se izvajajo na akreditiranem mestu. V večini primerov boste morali ECB predložiti seznam zaščitenih elementov eura, ki jih posedujete, ECB pa vam bo naročila, da te elemente bodisi uničite ali pa jih prenesete na drugo akreditirano mesto ali v nacionalno centralno banko. Potrebno bo potrdilo o uničenju, dokumentacija o prenosu in/ali preveritveni obisk na kraju samem. Ko bo postopek zaključen, boste prejeli dopis, v katerem je naveden datum začetka veljavnosti preklica akreditacije.
16. Kaj naj storim, če se moji certifikati spremenijo, npr. potečejo ali so podaljšani?
Če se certifikati (ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001) spremenijo, morate o tem v skladu s členom 9 Sklepa ECB/2020/24 obvestiti ECB. Če je certifikat potekel in vam certifikacijski organ pošlje novega, pošljite elektronsko kopijo, po možnosti v formatu pdf, na naslov QEHS.accreditation@ecb.europa.eu. Če tega ne boste storili, se bo to obravnavalo kot neizpolnjevanje zahtev.
17. Ali moja akreditacija lahko poteče? Ali moram kontaktirati ECB, da moja akreditacija ostane veljavna?
Ko je akreditacija ECB podeljena, ne »poteče«, tj. ostane veljavna, dokler ni sprejeta odločitev o preklicu akreditacije, kot je opredeljeno v členu 18 Sklepa ECB/2020/24. Ni potrebe, da bi kontaktirali ECB, da bi akreditacija ostala veljavna.