Częste pytania na temat procedur akredytacji dla producentów elementów banknotów euro i zabezpieczonych elementów banknotów euro
Ostatnia aktualizacja: 7 lipca 2023
Wprowadzenie
Poniższe pytania i odpowiedzi odnoszą się do procedur akredytacyjnych dla producentów elementów banknotów euro i zabezpieczonych elementów banknotów euro. Dotyczą praktycznych aspektów przepisów określonych w decyzji EBC/2020/24 zmienionej decyzją EBC/2022/35. W przypadku rozbieżności między treścią poniższych pytań i odpowiedzi a decyzją EBC pierwszeństwo ma akt prawny. We wszystkich odniesieniach do decyzji EBC/2020/24 uwzględniono wprowadzone w niej zmiany.
Te pytania i odpowiedzi udostępniono także wszystkim akredytowanym producentom w ekstranecie EBC dotyczącym banknotów. Zawarte w nich informacje są regularnie aktualizowane.
1. Jakie akty prawne regulują akredytację?
Decyzja EBC/2020/24 określa ogólne wymagania akredytacyjne, wymogi dotyczące etyki zawodowej, procedurę akredytacji oraz bieżące obowiązki, które producenci muszą spełniać po uzyskaniu akredytacji. Istnieją także inne nieopublikowane decyzje, w których określono wymogi materialne. Do wymogów materialnych należą szczegółowe wymagania techniczne związane z ochroną, jakością, ekologią, a także zdrowiem i bezpieczeństwem. Te wymogi są udostępniane producentom, którzy ubiegają się o akredytację, po podpisaniu przez nich wiążącego oświadczenia o zachowaniu poufności co do treści wymogów oraz, w stosownych przypadkach, po pomyślnym przeprowadzeniu wstępnej kontroli ochrony.
2. Którzy producenci muszą uzyskać akredytację EBC?
Akredytację EBC muszą uzyskać producenci, którzy zamierzają wytwarzać elementy banknotów euro lub zabezpieczone elementy banknotów euro. Akredytacja odnosi się do konkretnego zakładu produkcyjnego, w którym producent może prowadzić działalność w zakresie określonym w akredytacji.
Definicje działalności w zakresie elementów banknotów euro oraz działalności w zakresie zabezpieczonych elementów banknotów euro znajdują się w art. 1 pkt 3–7 decyzji EBC/2020/24. Do zabezpieczonych elementów banknotów euro zastosowanie mają materialne wymogi bezpieczeństwa.
3. Czy akredytacja jest warunkiem koniecznym, żeby uczestniczyć w przetargach na działalność w zakresie elementów banknotów euro oraz zabezpieczonych elementów banknotów euro?
Akredytacja jest niezbędna, żeby prowadzić działalność w zakresie elementów banknotów euro oraz zabezpieczonych elementów banknotów euro. Jeżeli taka działalność jest przedmiotem przetargu, jedynie akredytowani producenci mogą wziąć udział w przetargu i zawierać odnośne umowy.
Akredytacja nie oznacza jednak udzielenia zamówienia.
4. Jakie wymogi materialne mają zastosowanie do akredytowanych producentów?
Producenci elementów banknotów euro i zabezpieczonych elementów banknotów euro muszą spełniać wszystkie odpowiednie wymogi materialne, by móc prowadzić działalność w tym zakresie. Te wymogi dotyczą ochrony, jakości, ekologii oraz zdrowia i bezpieczeństwa. Na podstawie otrzymanego pisemnego wniosku o akredytację oraz wymaganej dokumentacji EBC informuje producenta o wszelkich odnośnych wymogach materialnych. Wszyscy producenci elementów banknotów euro muszą przestrzegać określonych wymogów związanych z jakością, ekologią, zdrowiem i bezpieczeństwem, etyką zawodową oraz ogólną ochroną, natomiast producenci zabezpieczonych elementów banknotów euro, którzy znajdują się na liście prowadzonej przez EBC, muszą spełnić szczegółowe wymogi bezpieczeństwa.
5. Jak o akredytację może wystąpić nieakredytowany dotąd producent?
Wniosek do EBC o wszczęcie procedury akredytacyjnej należy złożyć na piśmie zgodnie z art. 5 decyzji EBC/2020/24. Wniosek musi zawierać wszystkie elementy określone w art. 5 ust. 2 tej decyzji. Dyrekcja EBC ds. Banknotów udziela wskazówek dotyczących tego procesu. Zapytania prosimy kierować na adres QEHS.accreditation@ecb.europa.eu.
6. Jak w rzeczywistości przebiega procedura akredytacyjna?
EBC najpierw ocenia wniosek o wszczęcie procedury akredytacyjnej pod kątem wszystkich aspektów formalnych określonych w art. 5 decyzji EBC/2020/24. Gdy wszystkie wymogi formalne są spełnione, EBC przekazuje wnioskującemu producentowi dokumenty dotyczące odpowiednich wymogów materialnych (w zakresie ochrony, jakości, ekologii oraz zdrowia i bezpieczeństwa) w ramach wymagań akredytacyjnych, a także dokumenty, w których wnioskujący producent ma poinformować EBC, jak jego organizacja zamierza przestrzegać wymogów materialnych.
EBC przeprowadza inspekcje na miejscu lub inspekcje zdalne, by ocenić, czy producent spełnia odpowiednie wymogi materialne. Zgodność z wymogami w zakresie zdrowia i bezpieczeństwa oraz ekologii jest oceniana zdalnie, na podstawie dokumentacji przedstawionej przez producenta. W ten sposób EBC może ustalić, czy procedury i infrastruktura w zakładzie produkcyjnym są zgodne z odpowiednimi wymogami. Inspekcje na miejscu dotyczą oceny zgodności z wymogami ochrony i jakości w zakładzie produkcyjnym.
Jeżeli ogólna ocena jest pozytywna, producent uzyskuje akredytację.
7. Czy istnieje centralny punkt kontaktowy zajmujący się sprawami związanymi z akredytacją?
Tak. Zapytania i dokumenty dotyczące akredytacji można przesyłać na adres QEHS.accreditation@ecb.europa.eu. Pod tym adresem można także kontaktować się z ekspertami EBC, którzy zajmują się szczegółowymi kwestiami.
8. Jak EBC ocenia zgodność z odpowiednimi wymogami?
Żeby ocenić zgodność z przepisami, EBC przeprowadza inspekcje na miejscu lub inspekcje zdalne.
Inspekcje zdalne odnoszą się głównie do dokumentów złożonych przez producenta na podstawie decyzji EBC/2020/24 bądź do materialnych wymogów dotyczących oceny zgodności producenta z przepisami.
Do wspomnianych dokumentów należą na przykład: certyfikaty ISO, oświadczenie niezależnego biegłego rewidenta potwierdzające przestrzeganie wymogów etyki zawodowej, kwestionariusze poprzedzające inspekcję, indywidualne plany zapewniania jakości, raporty roczne w języku angielskim dotyczące funkcjonowania systemów ochrony środowiska oraz zdrowia i bezpieczeństwa, a także kwestionariusz środowiskowy EBC.
Inspekcje na miejscu dotyczą oceny zgodności z wymogami ochrony i jakości w zakładzie produkcyjnym. Ponieważ tymi dziedzinami zajmują się różne zespoły w ramach Eurosystemu, istnieją dwa rodzaje inspekcji: kontrole ochrony oraz kontrole jakości. W przypadku braku możliwości przeprowadzenia inspekcji na miejscu, na przykład w okresach ograniczeń pandemicznych w podróżowaniu, EBC przeprowadza inspekcje zdalne. Inspekcje zdalne odbywają się w formie wideokonferencji i wymiany dokumentów za pośrednictwem bezpiecznej platformy.
9. W jaki sposób są planowane i organizowane inspekcje na miejscu oraz jak często są one przeprowadzane?
Inspekcje dotyczą wszystkich akredytowanych producentów według listy priorytetów sporządzonej przez Eurosystem. Zazwyczaj producenci, którzy prowadzą działalność w zakresie zabezpieczonych elementów banknotów euro, są poddawani inspekcji w zakresie ochrony raz w roku, a podmioty produkujące elementy euro – inspekcji w zakresie jakości co dwa lata.
Inspekcje mogą być zapowiedziane lub niezapowiedziane. Inspekcje w następstwie wniosku o akredytację są oczywiście zapowiedziane, ze względów praktycznych. Podobnie jest w przypadku regularnych kontroli jakości i zdalnych kontroli ochrony. Regularne kontrole ochrony, które przeprowadza się na miejscu, są zazwyczaj niezapowiedziane.
Inspekcje są prowadzone przez wspólne zespoły kontrolne EBC i krajowych banków centralnych z Eurosystemu. W skład tych zespołów wchodzi zwykle od dwóch do czterech inspektorów. Przed inspekcją producenci muszą wypełnić kwestionariusze przygotowane przez EBC. W kwestionariuszach należy podać jak najwięcej szczegółowych informacji.
10. Czy w czasie kontroli jakości na miejscu musi się odbywać produkcja?
W przypadku akredytowanych producentów kontrola jakości na miejscu powinna być przeprowadzona podczas faktycznej produkcji elementów banknotów euro lub zabezpieczonych elementów banknotów euro. Należy skontaktować się bezpośrednio z zespołem kontrolnym i przekazać jak najwięcej informacji na temat tego, jakie etapy produkcji są przewidziane na poszczególne tygodnie, tak aby zoptymalizować harmonogram kontroli jakości. Najlepiej, żeby w czasie inspekcji miało miejsce jak najwięcej etapów produkcji.
W kontekście kontroli ochrony na miejscu, które mogą być wdrażane bez zapowiedzi, producenci są regularnie proszeni o przekazywanie EBC harmonogramów produkcji banknotów euro.
11. Co się stanie, jeśli zespół kontrolny stwierdzi (potencjalne) naruszenie wymogów EBC?
Po zakończeniu inspekcji zespół kontrolny przedstawia ustne podsumowanie inspekcji, obejmujące ewentualne przypadki naruszenia wymogów. Następnie, zgodnie z art. 13 decyzji EBC/2020/24, producent otrzymuje wstępne sprawozdanie z inspekcji, w którym są opisane naruszenia. Producent ma 15 dni roboczych od momentu otrzymania sprawozdania na przekazanie pisemnej odpowiedzi (jeśli zamierza ją przedłożyć) dotyczącej stwierdzonych naruszeń. W tej odpowiedzi należy podać jak najwięcej informacji, w tym szczegółowe dane i terminy dotyczące usunięcia naruszeń, w tym wszelkie istotne dowody, np. zaktualizowane procedury. Sprawozdanie z inspekcji zostaje następnie uzupełnione o uwagi producenta oraz wnioski, czy zespół kontrolny uznaje zaproponowane działania naprawcze za zadowalające. Działanie naprawcze mogą zostać zweryfikowane na podstawie przedstawionych i udokumentowanych dowodów lub w ramach następnej zaplanowanej kontroli lub dodatkowej inspekcji na miejscu.
12. Kiedy akredytacja EBC staje się skuteczna?
Po zakończeniu procesu oceny producent otrzymuje pismo z EBC dotyczące udzielenia akredytacji. W tym piśmie podaje się także zakres i datę obowiązywania akredytacji.
13. Kiedy producent uzyskuje dostęp do ekstranetu EBC dotyczącego banknotów?
Po otrzymaniu akredytacji należy zwrócić się o dostęp do prowadzonego przez EBC ekstranetu dotyczącego banknotów, przy czym dostęp do każdej sekcji (ekologia, zdrowie i bezpieczeństwo oraz jakość) można uzyskać dla maksymalnie trzech osób. EBC ocenia złożone wnioski, po czym udziela dostępu.
14. Jak można umorzyć akredytację?
Jeśli producent chce umorzyć akredytację, EBC musi ją formalnie cofnąć. Dopóki producent jest akredytowany, musi przestrzegać bieżących obowiązków wynikających z akredytacji. Producent, który nie chce już podlegać tym obowiązkom, powinien skierować do EBC pismo z określeniem konkretnego zakładu produkcyjnego. EBC rozpatruje wniosek i kontaktuje się z wnioskodawcą, żeby wyjaśnić dalsze konieczne kroki.
15. Kiedy umorzenie akredytacji staje się skuteczne?
Proces cofnięcia akredytacji może zająć trochę czasu, ponieważ objaśnień mogą wymagać niektóre działania dotyczące elementów banknotów euro oraz zabezpieczonych elementów banknotów euro prowadzone w akredytowanym zakładzie. Zazwyczaj producent przedkłada EBC wykaz posiadanych zabezpieczonych elementów banknotów euro, a EBC przekazuje producentowi instrukcje, żeby zniszczyć te elementy bądź odesłać je do innego akredytowanego zakładu lub do krajowego banku centralnego. W takiej sytuacji wymagane są świadectwa zniszczenia, dokumenty poświadczające przekazanie lub wizyty weryfikacyjne na miejscu. Po zakończeniu tej procedury producent otrzymuje pismo z informują o dacie cofnięcia akredytacji.
16. Co należy zrobić w przypadku zmian dotyczących certyfikacji, np. jej wygaśnięcia lub przedłużenia?
Zgodnie z art. 9 decyzji EBC/2020/24 producent ma obowiązek informowania EBC o zmianach odnośnych świadectw (ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001). Jeśli certyfikat stracił ważność i jednostka certyfikująca wydała nowe świadectwo, należy przesłać elektroniczną kopię nowego dokumentu, najlepiej w formacie pdf, na adres QEHS.accreditation@ecb.europa.eu. Niedopełnienie tego obowiązku zostanie uznane za naruszenie wymogów.
17. Czy jest termin wygaśnięcia akredytacji? Czy należy kontaktować się z EBC i sprawdzać, czy akredytacja jest nadal ważna?
Udzielona akredytacja EBC nie „wygasa”, to znaczy zachowuje ważność do czasu wydania decyzji o cofnięciu akredytacji na podstawie art. 18 decyzji EBC/2020/24. Nie trzeba kontaktować się z EBC i sprawdzać ważności akredytacji.