Perguntas frequentes sobre os procedimentos de acreditação dos fabricantes de elementos do euro e de elementos do euro protegidos

Última atualização em 7 de julho de 2023

Introdução

As presentes perguntas frequentes explicam os procedimentos de acreditação dos fabricantes de elementos do euro protegidos e de elementos do euro. As perguntas e respostas dizem respeito a aspetos práticos da Decisão BCE/2020/24, com as alterações que lhe foram introduzidas pela Decisão BCE/2022/35. Em caso de divergência entre as presentes perguntas frequentes e os atos jurídicos, prevalecem estes últimos. Todas as referências à Decisão BCE/2020/24 no presente documento incluem eventuais alterações a essa decisão.

As presentes perguntas frequentes são também disponibilizadas a todos os fabricantes acreditados na Extranet do BCE sobre notas de euro e são atualizadas regularmente.

P1. Quais são os instrumentos jurídicos em vigor em matéria de acreditação?

A Decisão BCE/2020/24 define os requisitos gerais de acreditação, os requisitos de conduta profissional ética, o procedimento de acreditação e as obrigações dos fabricantes depois de acreditados. Existem outras decisões não públicas que definem os requisitos substantivos. Os requisitos substantivos incluem requisitos técnicos pormenorizados relacionados com a segurança e qualidade, bem como aspetos ligados à proteção do ambiente e à saúde e segurança. Esses requisitos são partilhados com os fabricantes que solicitam acreditação, após estes terem assinado uma declaração vinculativa em que se comprometem a manter a confidencialidade do conteúdo e, quando aplicável, na sequência da realização com êxito de uma inspeção de segurança inicial.

P2. Que fabricantes necessitam de acreditação do BCE?

Os fabricantes que pretendem exercer uma atividade relativa a elementos do euro ou uma atividade relativa a elementos do euro protegidos têm de ter recebido acreditação do BCE. A acreditação é concedida para um local de fabrico específico, no qual um fabricante é autorizado a exercer a atividade relativa a elementos do euro ou a elementos do euro protegidos indicada na sua acreditação.

As atividades relativas a elementos do euro e as atividades relativas a elementos do euro protegidos estão definidas no artigo 1.º, n.^os 3 a 7, da Decisão BCE/2020/24. Relativamente aos elementos do euro protegidos, aplicam‑se os requisitos de segurança substantivos.

P3. A acreditação é um pré‑requisito para a participação em concursos públicos para uma atividade relativa a elementos do euro ou uma atividade relativa a elementos do euro protegidos?

A acreditação é um pré‑requisito para o exercício de uma atividade relativa a elementos do euro ou de uma atividade relativa a elementos do euro protegidos. Se uma atividade relativa a elementos do euro ou uma atividade relativa a elementos do euro protegidos for objeto de concurso público, só os fabricantes aos quais tenha sido concedida acreditação podem participar nos procedimentos e só a esses podem ser adjudicados contratos.

No entanto, a acreditação não implica a adjudicação de qualquer contrato.

P4. Que requisitos substantivos são aplicáveis aos fabricantes acreditados?

Os fabricantes de elementos do euro ou elementos do euro protegidos têm de cumprir todos os requisitos substantivos relevantes para poder exercer uma atividade relativa a elementos do euro protegidos e/ou a elementos do euro. Esses requisitos prendem‑se com a segurança e qualidade, bem como com aspetos ligados à proteção do ambiente e à saúde e segurança. Ao receber o pedido escrito de acreditação de um fabricante, juntamente com a documentação exigida, o BCE tem então todos os dados para informar esse fabricante dos requisitos substantivos aplicáveis no seu caso. Embora todos os fabricantes de elementos do euro estejam obrigados a cumprir determinados requisitos de qualidade, de proteção ambiental e de saúde e segurança, bem como requisitos éticos e requisitos gerais de segurança, os fabricantes de elementos do euro protegidos incluídos na lista mantida pelo BCE têm de cumprir requisitos de segurança específicos.

P5. Como pode uma entidade solicitar acreditação se não tiver qualquer tipo de acreditação?

Os pedidos de início de procedimento de acreditação devem ser apresentados por escrito ao BCE, de acordo com o especificado no artigo 5.º da Decisão BCE/2020/24. Um pedido deve incluir todos os elementos enumerados no n.º 2 do artigo 5.º. A Direção de Notas de Banco do BCE pode prestar orientação neste processo. Para tal, envie uma mensagem de correio eletrónico para QEHS.accreditation@ecb.europa.eu.

P6. Como decorre o processo de acreditação propriamente dito?

O BCE avalia, em primeiro lugar, o pedido de início de procedimento de acreditação, à luz de todos os aspetos formais enumerados no artigo 5.º da Decisão BCE/2020/24. Quando cumpridos todos os aspetos formais, o BCE transmite ao fabricante requerente documentação sobre os requisitos substantivos relevantes (relativos à segurança e qualidade e a aspetos relacionados com a proteção do ambiente e saúde e segurança) como parte dos requisitos de acreditação, bem como documentação na qual o fabricante requerente indicará ao BCE de que forma as medidas que aplica cumprem os requisitos substantivos.

O BCE realiza inspeções no local e/ou à distância para avaliar se o fabricante cumpre os requisitos substantivos aplicáveis. A conformidade em termos de proteção do ambiente e saúde e segurança é avaliada à distância, com base em documentação fornecida pelo fabricante. Essa documentação deverá permitir ao BCE avaliar se os procedimentos e infraestruturas existentes no local de fabrico cumprem os requisitos relevantes. São realizadas inspeções no local para avaliar o cumprimento dos requisitos de segurança e qualidade no local de fabrico.

Se a avaliação global for positiva, será concedida acreditação ao fabricante.

P7. Existe um ponto de contacto centralizado para questões de acreditação?

Sim, eventuais perguntas ou documentos relacionados com a acreditação podem ser enviados para QEHS.accreditation@ecb.europa.eu. Este endereço também pode ser utilizado para contactar os especialistas do BCE responsáveis por questões específicas.

P8. Como avalia o BCE o cumprimento dos requisitos aplicáveis?

O BCE avalia o cumprimento através da realização de inspeções no local e/ou à distância.

As inspeções à distância dizem sobretudo respeito a documentos apresentados pelo fabricante, conforme exigido pela Decisão BCE/2020/24, ou aos requisitos substantivos aplicáveis à avaliação do cumprimento pelo fabricante.

Exemplos desses documentos são: certificações ISO relevantes, a declaração do auditor independente sobre o cumprimento dos requisitos éticos, os questionários pré‑inspeção, os planos de qualidade individuais, os relatórios anuais em inglês sobre o desempenho dos sistemas de gestão ambiental e de saúde e segurança e o questionário ambiental do BCE.

São realizadas inspeções no local para avaliar o cumprimento dos requisitos de segurança e qualidade no local de fabrico. Como estas matérias são geridas por equipas diferentes dentro do Eurosistema, são realizados dois tipos distintos de inspeções: inspeções da segurança e inspeções da qualidade. Caso não seja possível efetuar inspeções no local, por exemplo, se as viagens estiverem restringidas devido a pandemias virais, o BCE realiza inspeções à distância. Estas são realizadas por videoconferência e intercâmbio de documentos através de uma plataforma segura.

P9. Como são planeadas e organizadas as inspeções no local e com que frequência um fabricante está sujeito a uma inspeção?

Cada fabricante acreditado é inspecionado segundo uma lista de prioridades definida pelo Eurosistema. Normalmente, os fabricantes que exercem uma atividade relativa a elementos do euro protegidos são objeto de uma inspeção da segurança uma vez por ano, ao passo que os fabricantes de uma atividade relativa a elementos do euro estão sujeitos a uma inspeção da qualidade de dois em dois anos.

As inspeções podem ocorrer com ou sem aviso prévio. As inspeções efetuadas na sequência de um pedido de acreditação são, evidentemente, anunciadas, por motivos práticos. O mesmo se aplica a inspeções da qualidade regulares e a inspeções da segurança conduzidas à distância. As inspeções da segurança regulares, que são realizadas no local, são habitualmente efetuadas sem aviso prévio.

As inspeções são efetuadas por equipas conjuntas de inspeção do BCE/banco central nacional do Eurosistema, geralmente compostas por entre dois e quatro inspetores. Como preparação para a inspeção, o fabricante tem de preencher os questionários definidos pelo BCE, devendo estes ser preenchidos com o máximo de pormenor possível.

P10. Deve o fabricante estar a produzir os elementos do euro ou elementos do euro protegidos no momento da inspeção da qualidade no local?

No caso dos fabricantes acreditados, a inspeção da qualidade no local deve ser efetuada durante a produção efetiva de elementos do euro ou de elementos do euro protegidos. É necessário comunicar diretamente com a equipa de inspeção e fornecer o máximo de informação possível sobre as fases de produção que serão realizadas em cada semana, a fim de otimizar o calendário da inspeção da qualidade. Idealmente, durante a inspeção, deveria realizar‑se o maior número possível de fases de produção.

Quanto às inspeções da segurança no local sem aviso prévio, os fabricantes são regularmente convidados a comunicar ao BCE os seus calendários de produção de elementos do euro ou de elementos do euro protegidos.

P11. O que acontece se a equipa de inspeção identificar um (potencial) incumprimento dos requisitos do BCE?

No final de uma inspeção, a equipa de inspeção faz um resumo oral da inspeção e menciona as potenciais situações de incumprimento. O  fabricante recebe depois um relatório de inspeção preliminar que especifica o(s) caso(s) de incumprimento, em conformidade com o artigo 13.º da Decisão BCE/2020/24. A partir desse momento, o fabricante tem 15 dias úteis para responder por escrito (se for caso disso) ao(s) caso(s) de incumprimento identificado(s). Na resposta, o fabricante deve fornecer o máximo de informação possível, incluindo pormenores e prazos específicos de correção do(s) incumprimento(s), e apresentar eventuais elementos de prova pertinentes, como, por exemplo, procedimentos atualizados. O relatório de inspeção é então atualizado com as observações do fabricante, bem como com uma conclusão a indicar se as medidas corretivas propostas são satisfatórias para a equipa de inspeção. As medidas corretivas poderão ser verificadas mediante a apresentação de elementos de prova documentados ou na seguinte inspeção agendada ou numa inspeção no local adicional.

P12. Quando entra em vigor a acreditação do BCE?

Após concluído o processo de avaliação, o fabricante recebe uma carta do BCE a conceder a acreditação. Essa carta indica igualmente o âmbito e a data de aplicabilidade da acreditação.

P13. Quando são recebidos os direitos de acesso à Extranet do BCE sobre notas de euro?

Depois de receber a acreditação, o fabricante tem de solicitar direitos de acesso à Extranet do BCE sobre notas de euro para, no máximo, três pessoas por área (ambiente, saúde e segurança, e qualidade). O BCE avalia os pedidos antes de conceder os direitos de acesso.

P14. Como pode um fabricante solicitar a revogação da sua acreditação?

Se o fabricante pretender que a sua acreditação seja revogada, o BCE tem de a revogar formalmente. Enquanto um fabricante estiver acreditado, está obrigado a cumprir as obrigações aplicáveis aos fabricantes acreditados. Um fabricante com uma acreditação do BCE que pretenda deixar de estar sujeito a essas obrigações tem de enviar uma carta ao BCE a indicar o local de fabrico específico em causa. O BCE avalia o pedido e contacta o fabricante para explicar eventuais medidas adicionais necessárias.

P15. Quando entra em vigor a revogação da acreditação?

O processo de revogação da acreditação pode demorar algum tempo, pois poderá ser necessário clarificar algumas atividades relativas a elementos do euro e elementos do euro protegidos no local acreditado. Na maioria dos casos, o fabricante deve fornecer ao BCE uma lista dos elementos do euro protegidos que detém e o BCE dar‑lhe‑á instruções para destruir esses elementos ou para os transferir para outro local acreditado ou para um banco central nacional. Serão necessários certificados de destruição, documentação comprovativa da transferência e/ou visitas de verificação no local. Uma vez concluído o processo, o fabricante recebe uma carta a indicar a data de aplicabilidade da revogação da acreditação.

P16. O que deve um fabricante fazer em caso de alteração das suas certificações, por exemplo, cessação ou renovação?

Por força do artigo 9.º da Decisão BCE/2020/24, o fabricante está obrigado a informar o BCE se quaisquer certificações (ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001) forem alteradas. Se uma certificação tiver expirado e a autoridade emitente tiver enviado uma nova, o fabricante deve enviar uma cópia eletrónica, de preferência em formato PDF, para QEHS.accreditation@ecb.europa.eu. O não envio da cópia é tratado como uma situação de incumprimento.

P17. A acreditação de um fabricante expira? Um fabricante precisa de contactar o BCE para garantir que a sua acreditação permanece válida?

Uma vez concedidas, as acreditações do BCE não “expiram”, ou seja, permanecem válidas até que exista uma decisão de revogação, nos termos do artigo 18.º da Decisão BCE/2020/24. Não é necessário contactar o BCE para garantir que a acreditação permanece válida.